Cabinets de recrutement & équipes RH
DPO externalisé pour cabinet de recrutement.
Une CVthèque, c'est des milliers de données de candidats — parfois non retenus — conservées longtemps. Ajoutez un ATS et, de plus en plus, un outil de tri par IA, et le RGPD s'applique à chaque étape. VIGIL structure tout ça sans ralentir vos recrutements.
Un CV reste une donnée personnelle, même après le recrutement.
Dès la candidature, le candidat doit être informé du traitement de ses données : qui les reçoit, pourquoi, combien de temps elles sont conservées et comment il peut faire valoir ses droits. C'est une exigence de base du RGPD, que l'on retienne finalement le candidat ou non.
Pour les candidatures non retenues, la pratique usuelle recommandée est de ne pas les garder indéfiniment dans la CVthèque : on parle généralement d'une conservation autour de 2 ans après le dernier contact avec le candidat, sauf accord explicite de sa part pour une CVthèque plus longue. Ce n'est pas un délai imposé texte par texte article par article, mais un principe qui découle directement de l'article 5 du RGPD (ne pas conserver une donnée plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité).
Pour un cabinet de recrutement, cela veut dire une CVthèque triée régulièrement, une politique de conservation écrite et une information candidat qui ne soit pas qu'une case à cocher.
Un ATS est un sous-traitant au sens de l'article 28.
Le logiciel de gestion de candidatures (ATS) que vous utilisez traite les données des candidats pour votre compte : c'est un sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, quel que soit l'éditeur. Cela suppose un contrat de sous-traitance écrit, avec des clauses précises sur l'objet du traitement, sa durée, les obligations de sécurité de l'éditeur et le sort des données une fois le contrat terminé.
C'est un point que beaucoup de cabinets de recrutement découvrent tard : signer avec un ATS sans vérifier ces clauses laisse une zone de responsabilité ouverte. Voir notre page dédiée aux obligations envers vos sous-traitants pour le détail.
Trier des CV par IA : attention à l'IA Act, pas seulement au RGPD.
De plus en plus de cabinets utilisent un outil d'IA pour présélectionner ou noter automatiquement des candidatures. Ce type d'usage en ressources humaines figure parmi les cas visés par l'annexe III de l'IA Act comme relevant potentiellement d'un système à haut risque. En tant que cabinet qui utilise l'outil (déployeur, et non fournisseur qui l'a conçu), l'article 26 vous impose notamment d'assurer une supervision humaine effective des décisions prises ou suggérées par l'outil, et de l'utiliser conformément à sa notice.
Concrètement : ne jamais laisser un score IA écarter seul une candidature sans regard humain, et documenter cette supervision. Nous détaillons cette obligation, ses échéances et ce qu'elle change concrètement pour une PME sur notre page IA Act pour PME.
Accès, rectification, suppression : à tout moment.
Un candidat, retenu ou non, peut à tout moment demander l'accès aux données que vous détenez sur lui, leur rectification, ou leur suppression de votre CVthèque au titre du droit à l'effacement (article 17, parfois désigné comme le « droit à l'oubli »). Vous disposez d'un mois pour répondre, prorogeable de deux mois en cas de complexité ou de nombre élevé de demandes, à condition d'en informer la personne avant l'échéance initiale.
Un process qui absorbe ces demandes sans les traiter au cas par cas dans l'urgence évite les mauvaises surprises. Le détail de ces droits et de la façon d'y répondre est sur notre page dédiée.
Trois façons de s'en occuper.
DPO interne
~70 000€/an
Rarement justifiable pour un cabinet de recrutement de taille courante.
Cabinet juridique
dès 1 500€/mois
Facturation au temps passé, sans suivi continu de la CVthèque et des ATS.
VIGIL
dès 99€/mois
IA H24 + juriste de magistère joignable sur demande, facturé au temps passé.
Détail des 3 formules (Bouclier, Confiance, Sérénité) sur la page tarifs, ou pour une vue d'ensemble sur les PME, notre page DPO pour PME.
Une CVthèque, un ATS, peut-être un outil de tri par IA : on regarde ça ensemble ?
15 minutes suffisent pour faire un état des lieux et savoir par où commencer. Détail des formules sur la page tarifs.
Faire le point avec nousContenu à visée informative, à jour au moment de sa rédaction. Il ne constitue pas un conseil juridique personnalisé au sens de la loi n°71-1130 du 31 décembre 1971 — chaque situation mérite une analyse dédiée.